Efficacité professionnelle : ils gagnent du temps en traitant leurs emails à heure fixe

source: cadremploi.fr

5,6 heures ! C’est le temps que les cadres consacrent en moyenne au traitement quotidien de leurs mails selon une étude Adobe*. Pour éviter de gâcher un temps précieux, certains cadres ont décidé de dicter leur rythme. Trois d’entre eux nous expliquent leurs méthodes pour imposer des créneaux de réponses à leurs emails sans contrarier leurs interlocuteurs. Ils confient à Cadremploi les résultats obtenus. Une tendance à suivre ?

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1) Il envoie un message pour indiquer ses heures de consultation de mails

Avant l’heure, c’est pas l’heure ; après, c’est plus l’heure. Pour optimiser sa journée de travail et gagner en efficacité, Jean-Christophe Walter, manager dans un organisme de formation, a décidé depuis janvier 2019, de lever le pied sur la consultation de ses emails.

Dans un message de réponse automatique aux courriels qui lui sont envoyés, il précise qu’il ne lit ses courriels que le matin entre 9 et 10 heures, puis l’après-midi entre 14 et 15 heures et en fin de journée entre 18 et 19 heures. Le jeudi soir, il change son message en précisant, en plus, qu’à partir de 17h30, il n’est plus joignable parce que c’est le soir de sortie de sa compagne et donc celui où il passe la soirée avec ses enfants. Dans ce cas, la réponse des mails attend le lendemain.

 Je me rends disponible, mais je ne suis pas à disposition.

Quels bénéfices ?

« Le nombre de mails a diminué, constate ce manager (il estresponsable du domaine management, leadership et coopération chez CSP The Art of Training). Cela montre que les personnes ont tendance à trouver leurs réponses par eux-mêmes et que quand ils envoient un mail, la demande est réelle et réfléchie. »

Autre conséquence : ses collaborateurs ont davantage tendance à venir directement à son bureau plutôt que de m’envoyer un mail. « Voire, encore mieux, ils planifient un rendez-vous quand c’est possible », apprécie-t-il.

Des réactions positives…

En direct, il a constaté plusieurs types de réactions positives :

–          Sa transparence suscite de la curiosité : « Des personnes me demandent quelles conséquences mes messages d’absence ont sur l’efficacité de mon travail. Elles sont tentées de faire de même, mais veulent avant tout s’assurer du bénéfice », illustre-t-il.

–          Les gens expriment des encouragements, voire de l’envie : « C’est bien de faire ça, au moins on a une réponse et tu montres que tu es organisé ». « J’aimerais bien mais je n’ai pas le courage. Je ne sais pas si je peux ».

–          Ses clients apprécient qu’il organise sa disponibilité et les retours sont aussi globalement positifs. Quand il est en intervention, il rédige un message d’absence précisant « je suis en facilitation sans accès à mes mails. J’en prendrai connaissance en fin de journée ». Ses clients sont contents parce qu’ils voient que lorsqu’il est avec eux et il ne fait pas autre chose.  « Cela m’évite d’aller me plonger dans mon téléphone portable et mes mails pendant les pauses. Ainsi je reste en connexion avec mes participants. C’est très riche, sachant que ce qui est dit en pause est très utile pour alimenter la session de travail », insiste-t-il.

… mais aussi des reproches

Evidemment, sa pratique personnelle de consultation des mails en a aussi dérangé certains :

–          « Dès janvier, l’un de mes collaborateurs m’a fait un retour très constructif en me disant qu’il avait interprété mon message d’absence comme « vous me faites chier, je ne vous répondrai pas ». Grâce à lui, et ses conseils, j’ai pu faire évoluer ma réponse. Il a beaucoup apprécié et m’en a remercié. Et moi aussi ! », argumente-t-il.

–          En interne, Jean-Christophe Walter a aussi essuyé des remarques culpabilisantes disant que l’entreprise ayant l’habitude de répondre vite aux besoins, la réponse d’absence était « interpellante ». Il entend mais s’en tient à ses principes d’efficacité : « Pour moi, il est important de souligner que je me rends disponible, et non pas que je suis à disposition. Je délivre un service, je ne suis pas au service de », conclut-il. Avant de reconnaître que si ses interlocuteurs tentent parfois de détourner cette pratique en essayant de le joindre par téléphone (notamment le jeudi à partir de 17h30), c’est aussi dur de résister et de ne pas répondre. « Mais c’est primordial de s’y tenir : sinon, ça ne sert à rien », ajoute-t-il. Même si pour être entièrement honnête, il décroche s’il sait qu’il y a une urgence sur un sujet lié à une échéance précise. Mais sinon, c’est silence radio.

2) Elle gère ses mails à heure fixe mais n’avertit pas formellement

Pour éviter d’être submergée par les mails et donc d’être tentée d’y répondre tout de go, Céline Claret, coach et trainer indépendante depuis janvier dernier, a commencé par couper les notifications mails sur son téléphone portable. Pas alertée, pas tentée.

Je ne sauve pas des vies, j’ai rarement de vraies urgences.

Autre geste délibéré de cette ancienne journaliste télé, également passée par un grand cabinet de conseil où, comme salariée, elle ne s’était jamais autorisée une telle pratique (« ça ne se faisait pas ») : se réserver des plages horaires pour consulter et répondre à ses mails. « En début de matinée, je télécharge tous les mails de la veille. Durant la pause déjeuner ou juste après, je réponds aux plus urgents et je me reconnecte dans l’après-midi et c’est tout », illustre-t-elle. « Je ne sauve pas des vies, je ne suis pas chirurgienne. J’ai rarement de vraies priorités urgentes à traiter. Et si c’est le cas, les gens m’appellent ou m’envoient un SMS », détaille-t-elle.

Quels bénéfices ?

Cinq mois après le lancement de son activité, Céline Claret n’a toujours pas prévenu ses interlocuteurs de sa pratique. « Personne ne le sait et ça marche bien comme ça. Ça me libère la tête et m’évite d’avoir la boule au ventre car stressée par des mails urgents qui au final, ne le sont pas », constate-t-elle.

Son truc en plus

Avant de partir en vacances, elle prévient tout de même de vive voix (et dans un message d’absence) ses interlocuteurs qu’elle ne checkera pas du tout ses mails avant son retour à telle date. Deux alertes valent mieux qu’une.

3) Il coupe officieusement sa messagerie pour rester concentré

S’il doit boucler un dossier d’appel d’offres (par exemple), n’attendez pas de réponse immédiate aux mails que vous envoyez à Hugues. Pour gagner en concentration et donc en efficacité, ce chef d’une agence de travaux publics coupe tout : téléphone portable dans la poche de sa veste en mode silencieux et messagerie de son PC éteinte. De prime abord, la solution peut paraître radicale mais ce manager n’a pas encore trouvé mieux pour rester « focus ». « En n’étant pas dérangé ou pas tenté de répondre à des urgences qui n’en sont pas réellement, j’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale pendant une durée donnée », précise-t-il.

J’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale.

Une fois, le dossier bouclé, il se reconnecte à tous ses outils et classe ses mails par ordre de priorité. A ce jour, personne (clients, collaborateurs, N+1 and co) ne s’est plaint de ce type de pratiques complètement officieuse dans son groupe. Il essaie d’ailleurs de convertir ses équipes à ce droit à la déconnexion.

* Etude de 2015.

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7 principes pour être plus efficace

source: l’express

Heures sup’ qui s’enchaînent, projets qui dérapent… Ces scénarios catastrophes s’expliquent. Apprenez à les déjouer.

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La vie, au travail comme à la maison, ne peut pas être mise en équation. Il existe pourtant des dizaines de lois empiriques qui la régissent sans que nous en prenions conscience et qui font l’objet de nombreuses études. Connaître leurs effets est une des clés pour bien s’organiser. En voici sept que l’on rencontre tout au long de sa carrière, décortiquées par le coach de dirigeants Jean-Louis Muller, auteur du blog « Le management dans tous ses états ».

1. Loi de Murphy: la loi des emmerdements maximum

Définition : « Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu. » Variante: « Le diable est dans les détails. »

Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C’est le passeport qu’on découvre non valide une fois arrivé à l’aéroport, la tartine qui tombe côté beurre. Et les petits tracas s’enchaînent. Vous êtes pressé? La voiture est en panne, etc. Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle et retarde les projets. Tout processus – de recrutement, d’innovation, de production…- est une aventure pleine d’aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à les réduire.

Le conseil : faites de la paranoïa intelligente, dès que c’est important pour vous. Les explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l’appendicite avant de partir, au cas où il y aurait nul médecin. Sur les gros projets les experts préparent des rétro-plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre rendez-vous capital, faites réviser la voiture.

2. Loi de Parkinson: la loi du temps qui s’étire à l’infini

Définition : « Comme le gaz, le temps se dilate jusqu’à occuper la totalité de l’espace disponible. »

Cette loi fondamentale s’applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière et de sa vie. Lorsqu’on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la réalisation d’une tâche ou la prise d’une décision, elles s’éternisent. Plus on a du temps pour faire une chose, plus on met du temps à la faire. Pensez plutôt à rebours:  » Qu’est-ce que j’aimerais qu’on dise de moi après cette mission? »

Le conseil : borner votre temps et celui des autres et raisonner en termes d’objectifs et non pas de tâches à réaliser. On vous dit « c’est ASAP » (aussitôt que possible), faites préciser le délai ; fixez à 20 minutes la durée de la réunion ; commencez un mémo par la conclusion, etc. Les petits ballons de baudruche laissent moins de place à l’air qu’une montgolfière.

3. Loi de Douglas: la loi des dossiers qui s’entassent tout seuls

Définition : « Plus on dispose de place, moins on trie. »

C’est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d’espace et d’armoires pour ranger, plus vous étalez vos affaires. Votre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu’à un lieu de travail, votre boîte mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers. Résultats: vous perdez du temps à retrouver l’information utile. Ce qui paralyse l’action.

Le conseil : restreignez vos zones de rangement.

4. Loi de Pareto: la loi de l’éparpillement inutile

Définition : « L’essentiel prend 20% du temps et de l’espace, l’accessoire, 80%. »

C’est une autre loi fondamentale qui s’applique à bien des domaines : 80% des effets sont produits par 20% des causes. Exemple: 80% du chiffre d’affaires est réalisé par 20% des clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps… Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé l’énergie minima à développer pour soulever les gros blocs de pierre.

Le conseil : inutile de gaspiller vos forces. Mieux vaut se focaliser sur ce qui vaut la peine, ces 20% qui vont causer des dégâts ou booster l’activité. Gare au perfectionnisme, au micro-management, à la lecture exhaustive des mails, etc. Apprenez à élaguer votre arbre des priorités et à doser votre effort.

5. Loi d’Illich: loi de l’acharnement inefficace

Définition : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative. »

C’est la loi des rendements décroissants. Au bureau ou à l’école, au-delà de 90 minutes, l’attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de s’escrimer en continu sur un dossier qui vous résiste, d’avaler un sandwich derrière votre écran à midi pour vous avancer… La journée non-stop ne vous rendra pas plus efficient. Vous tomberez en apnée derrière votre PC. Variante : ce n’est pas parce qu’on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite.

Le conseil : faites des pauses. Et prévoyez des blocs de travail continu de 90 minutes au maximum. Entre deux, allez prendre un bol d’air frais, papotez avec un collègue. Par ailleurs, sélectionnez les contributeurs pertinents sur un projet.

6. Loi de Carlson: la loi du travail fractionné dévoreur de temps

Définition : « Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption. »

Tout travail interrompu (par une sollicitation, une musique, un casse-croûte etc.) est moins efficace qu’un travail réalisé en continu. Pour deux bonnes raisons. 1/ Il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche. 2/ Une fois déconcentré, l’individu est tenté de papillonner, surtout si le dossier l’embête : il ira à la machine à café, lira une affiche, croisera untel et papotera…

Le conseil : isolez-vous. Fermez vos portes, mettez votre téléphone sur répondeur, désactivez le signal sonore d’arrivée des nouveaux mails. Et résistez à toute dispersion en ne faisant qu’une activité à la fois.

7. Loi de Confucius: La loi de l’expérience vaine et intransmissible

Définition : « L’expérience ne sert qu’à répéter les mêmes erreurs, mais plus rapidement. »

La mode des « best practices » soi-disant applicables partout relève du fantasme. La formule « Croyez-en mon expérience! » tue l’innovation. Nous sommes dans l’ère du copier-coller. Or, ce qui vaut ici ne vaut pas forcément là. Il faut laisser sa place à l’imagination. Les clés de la réussite de Steve Jobs ne sont-elles pas liées à l’intuition à l’émotion, à l’interprétation? Il s’était, dit-on (1) procuré un Minitel, avait désossé l’appareil, et étudié en détail son modèle économique… Plutôt que de le décalquer, il l’a adapté et ont découlé de ses réflexions iTunes, l’App Store et l’iPhone.

Le conseil : mieux vaut s’inspirer d’un procédé que de chercher à l’imiter.

Formation professionnelle : un accord, mais pour quelle traduction législative ?

La négociation sur la réforme de la formation professionnelle vient de s’achever dans un contexte de calendrier contraint, afin de respecter le timing accéléré imposé par l’exécutif.

L’UNSA est satisfaite que les négociations aient pu donner plus de poids au Conseil en évolution professionnelle (CEP), en prévoyant un financement à hauteur de 250 M€. Pour l’UNSA, la mise en place d’un financement spécifique pour le CEP était une condition indispensable pour la réussite de cet outil qui est la clef de voûte de l’accompagnement des parcours professionnels.

L’UNSA a toujours été favorable au CPF (Compte personnel de formation), dispositif accordant un droit individuel de formation aux actifs. Elle ne peut que se réjouir de son renforcement via l’augmentation de son abondement et que ce droit ne soit pas monétisable pour garantir l’équité d’accès à la formation. Un regret, cependant : la piste initiale permettant un abondement identique, que le temps de travail soit complet ou partiel, n’a pas été retenue. Cela renforce les inégalités d’accès à la formation pour les femmes qui sont majoritairement en contrat à temps partiel.

D’autre part, la fin des listes de formations éligibles au CPF devrait simplifier le système et faciliter le choix des bénéficiaires pour construire leurs parcours professionnels. Cette disposition répond aussi à une revendication portée par l’UNSA.

L’UNSA qui reste attachée au Congé individuel de formation (CIF), outil d’accompagnement des besoins de transition et de réorientation professionnelle, prend acte que la création du CPF de transition devrait répondre aux objectifs assignés au CIF.

L’UNSA regrette, en matière de modernisation du dialogue social, que le plan de formation, qui devient « le plan d’adaptation et de développement des compétences », ne puisse pas être négocié dans l’entreprise par les organisations syndicales.

Après les ordonnances Travail apportant de la « flexibilité » aux entreprises, c’est le volet « sécurité » pour les salariés qui est désormais attendu. L’UNSA le jugera à travers la globalité des dispositions que le gouvernement retiendra des négociations concernant la Formation professionnelle, l’apprentissage, l’assurance chômage.

En effet, l’UNSA s’interroge sur la déclaration de la ministre du Travail annonçant une « reprise en main radicale du dossier » dès mardi prochain. Celle-ci questionne, à nouveau, la place et le rôle que le gouvernement entend laisser à la démocratie sociale.

L’UNSA sera d’autant plus vigilante quant à la transcription de l’accord « Formation professionnelle » dans la Loi.

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