Efficacité professionnelle : ils gagnent du temps en traitant leurs emails à heure fixe

source: cadremploi.fr

5,6 heures ! C’est le temps que les cadres consacrent en moyenne au traitement quotidien de leurs mails selon une étude Adobe*. Pour éviter de gâcher un temps précieux, certains cadres ont décidé de dicter leur rythme. Trois d’entre eux nous expliquent leurs méthodes pour imposer des créneaux de réponses à leurs emails sans contrarier leurs interlocuteurs. Ils confient à Cadremploi les résultats obtenus. Une tendance à suivre ?

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1) Il envoie un message pour indiquer ses heures de consultation de mails

Avant l’heure, c’est pas l’heure ; après, c’est plus l’heure. Pour optimiser sa journée de travail et gagner en efficacité, Jean-Christophe Walter, manager dans un organisme de formation, a décidé depuis janvier 2019, de lever le pied sur la consultation de ses emails.

Dans un message de réponse automatique aux courriels qui lui sont envoyés, il précise qu’il ne lit ses courriels que le matin entre 9 et 10 heures, puis l’après-midi entre 14 et 15 heures et en fin de journée entre 18 et 19 heures. Le jeudi soir, il change son message en précisant, en plus, qu’à partir de 17h30, il n’est plus joignable parce que c’est le soir de sortie de sa compagne et donc celui où il passe la soirée avec ses enfants. Dans ce cas, la réponse des mails attend le lendemain.

 Je me rends disponible, mais je ne suis pas à disposition.

Quels bénéfices ?

« Le nombre de mails a diminué, constate ce manager (il estresponsable du domaine management, leadership et coopération chez CSP The Art of Training). Cela montre que les personnes ont tendance à trouver leurs réponses par eux-mêmes et que quand ils envoient un mail, la demande est réelle et réfléchie. »

Autre conséquence : ses collaborateurs ont davantage tendance à venir directement à son bureau plutôt que de m’envoyer un mail. « Voire, encore mieux, ils planifient un rendez-vous quand c’est possible », apprécie-t-il.

Des réactions positives…

En direct, il a constaté plusieurs types de réactions positives :

–          Sa transparence suscite de la curiosité : « Des personnes me demandent quelles conséquences mes messages d’absence ont sur l’efficacité de mon travail. Elles sont tentées de faire de même, mais veulent avant tout s’assurer du bénéfice », illustre-t-il.

–          Les gens expriment des encouragements, voire de l’envie : « C’est bien de faire ça, au moins on a une réponse et tu montres que tu es organisé ». « J’aimerais bien mais je n’ai pas le courage. Je ne sais pas si je peux ».

–          Ses clients apprécient qu’il organise sa disponibilité et les retours sont aussi globalement positifs. Quand il est en intervention, il rédige un message d’absence précisant « je suis en facilitation sans accès à mes mails. J’en prendrai connaissance en fin de journée ». Ses clients sont contents parce qu’ils voient que lorsqu’il est avec eux et il ne fait pas autre chose.  « Cela m’évite d’aller me plonger dans mon téléphone portable et mes mails pendant les pauses. Ainsi je reste en connexion avec mes participants. C’est très riche, sachant que ce qui est dit en pause est très utile pour alimenter la session de travail », insiste-t-il.

… mais aussi des reproches

Evidemment, sa pratique personnelle de consultation des mails en a aussi dérangé certains :

–          « Dès janvier, l’un de mes collaborateurs m’a fait un retour très constructif en me disant qu’il avait interprété mon message d’absence comme « vous me faites chier, je ne vous répondrai pas ». Grâce à lui, et ses conseils, j’ai pu faire évoluer ma réponse. Il a beaucoup apprécié et m’en a remercié. Et moi aussi ! », argumente-t-il.

–          En interne, Jean-Christophe Walter a aussi essuyé des remarques culpabilisantes disant que l’entreprise ayant l’habitude de répondre vite aux besoins, la réponse d’absence était « interpellante ». Il entend mais s’en tient à ses principes d’efficacité : « Pour moi, il est important de souligner que je me rends disponible, et non pas que je suis à disposition. Je délivre un service, je ne suis pas au service de », conclut-il. Avant de reconnaître que si ses interlocuteurs tentent parfois de détourner cette pratique en essayant de le joindre par téléphone (notamment le jeudi à partir de 17h30), c’est aussi dur de résister et de ne pas répondre. « Mais c’est primordial de s’y tenir : sinon, ça ne sert à rien », ajoute-t-il. Même si pour être entièrement honnête, il décroche s’il sait qu’il y a une urgence sur un sujet lié à une échéance précise. Mais sinon, c’est silence radio.

2) Elle gère ses mails à heure fixe mais n’avertit pas formellement

Pour éviter d’être submergée par les mails et donc d’être tentée d’y répondre tout de go, Céline Claret, coach et trainer indépendante depuis janvier dernier, a commencé par couper les notifications mails sur son téléphone portable. Pas alertée, pas tentée.

Je ne sauve pas des vies, j’ai rarement de vraies urgences.

Autre geste délibéré de cette ancienne journaliste télé, également passée par un grand cabinet de conseil où, comme salariée, elle ne s’était jamais autorisée une telle pratique (« ça ne se faisait pas ») : se réserver des plages horaires pour consulter et répondre à ses mails. « En début de matinée, je télécharge tous les mails de la veille. Durant la pause déjeuner ou juste après, je réponds aux plus urgents et je me reconnecte dans l’après-midi et c’est tout », illustre-t-elle. « Je ne sauve pas des vies, je ne suis pas chirurgienne. J’ai rarement de vraies priorités urgentes à traiter. Et si c’est le cas, les gens m’appellent ou m’envoient un SMS », détaille-t-elle.

Quels bénéfices ?

Cinq mois après le lancement de son activité, Céline Claret n’a toujours pas prévenu ses interlocuteurs de sa pratique. « Personne ne le sait et ça marche bien comme ça. Ça me libère la tête et m’évite d’avoir la boule au ventre car stressée par des mails urgents qui au final, ne le sont pas », constate-t-elle.

Son truc en plus

Avant de partir en vacances, elle prévient tout de même de vive voix (et dans un message d’absence) ses interlocuteurs qu’elle ne checkera pas du tout ses mails avant son retour à telle date. Deux alertes valent mieux qu’une.

3) Il coupe officieusement sa messagerie pour rester concentré

S’il doit boucler un dossier d’appel d’offres (par exemple), n’attendez pas de réponse immédiate aux mails que vous envoyez à Hugues. Pour gagner en concentration et donc en efficacité, ce chef d’une agence de travaux publics coupe tout : téléphone portable dans la poche de sa veste en mode silencieux et messagerie de son PC éteinte. De prime abord, la solution peut paraître radicale mais ce manager n’a pas encore trouvé mieux pour rester « focus ». « En n’étant pas dérangé ou pas tenté de répondre à des urgences qui n’en sont pas réellement, j’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale pendant une durée donnée », précise-t-il.

J’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale.

Une fois, le dossier bouclé, il se reconnecte à tous ses outils et classe ses mails par ordre de priorité. A ce jour, personne (clients, collaborateurs, N+1 and co) ne s’est plaint de ce type de pratiques complètement officieuse dans son groupe. Il essaie d’ailleurs de convertir ses équipes à ce droit à la déconnexion.

* Etude de 2015.

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Respectez vos rythmes de travail pour gagner en efficacité !

source: psychologies.com

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Peu importe à quel point nous aimons notre travail, il y a toujours des moments où nous nous sentons moins productifs. Ceci est tout à fait normal et ne fait pas de nous des personnes incompétentes. Cela vient du fait que notre organisme a son propre rythme. Rythme qui n’est pas forcément adapté à nos horaires. Plutôt que de lutter contre ces variations naturelles, l’idéal est de les écouter et de les respecter. Cela permet, entre autres, d’optimiser notre temps de travail et d’être plus productif.

S’organiser en fonction du jour de la semaine

Une étude Randstad menée auprès de 1850 actifs a mis en avant le fait que notre productivité varie significativement au fil de la semaine :

– Le lundi est l’un des jours les moins productifs de la semaine. Notre organisme sort (normalement) de deux jours de repos et il lui faut du temps pour se réadapter.

– Nous sommes également peu productifs le vendredi. Nous avons passé 4 jours à travailler et notre organisme commence à fatiguer.

– Les mardi et mercredi sont les deux jours les plus productifs de la semaine.

Bon d’accord, mais maintenant que l’on sait ça … que fait-on ? On essaye de s’adapter à ces rythmes ! Listez les tâches que vous avez généralement à réaliser au cours de votre semaine de travail. Essayez ensuite d’établir un classement, en fonction de l’attention et de la concentration que celles-ci vous demandent.

Puis assignez ces différentes tâches à un moment de votre semaine. Le lundi, démarrez la semaine en douceur par des activités qui ne demandent pas une concentration trop intense (par exemple, les tâches répétitives). De même, le vendredi, ne prévoyez pas des tâches trop coûteuses. Privilégiez les tâches « sociales », qui sont les plus à même de maintenir votre attention élevée (les rendez-vous à l’extérieur par exemple). Enfin, réservez les tâches qui demandent la plus grande attention et concentration pour les mardis et mercredis.

S’organiser en fonction de l’heure de la journée

Selon cette même étude, de manière générale, nous sommes plus productifs le matin que l’après-midi. Ces variations s’expliquent entre autres par l’existence de rythmes biologiques appelés cycles circadiens. Selon Diane Boivin, directrice du Centre d’étude et de traitement des rythmes circadiens, ces cycles ont une durée de 24h environ et régulent notamment nos phases de sommeil et d’éveil. En se basant sur ces cycles, l’idéal est donc de réserver autant que possible les tâches les plus compliquées pour le matin. Au cours de l’après-midi (et plus l’heure avance), privilégiez les activités moins coûteuses.

Mais comment faire si la fatigue devient trop importante ? Sachez que ces « coups de barre » sont inévitables. Plutôt que de faire comme si de rien n’était, mieux vaut en profiter pour faire le plein d’énergie pour le reste de la journée. Lorsque vous ressentez l’arrivée d’une petite fatigue, vous pouvez :

– Sortir marcher. Activer votre corps vous permettra de vous redynamiser et éloignera la sensation de somnolence. Profitez-en également pour vous déconnecter afin de reposer votre cerveau.

– Profiter du soleil. Si le temps est au beau fixe, pourquoi ne pas prendre quinze minutes pour aller vous détendre dans un parc ou à une terrasse de café ? L’exposition à la lumière favorise en effet l’éveil et a également des effets positifs sur notre moral.

– Faire une sieste. Le plus efficace face à une fatigue plus importante reste encore la sieste. Si possible, trouvez un coin tranquille pour vous assoupir 15 à 20 minutes (pas plus).

Respecter vos besoins de pause

Savez-vous qu’il existe également des cycles plus courts que les cycles circadiens, nommés cycles ultradiens ? Le chercheur Nathaniel Kleitman a montré que ces cycles de performance ont une durée d’environ 1h30 et alternent une phase de forte concentration et une phase de repos. Nos ondes cérébrales sont plus rapides au cours de la première moitié du cycle, lorsque nous nous sentons alertes et concentrés, puis elles ralentissent. Dans les 20 dernières minutes du cycle, nous nous sentons rêveurs et un peu fatigués. C’est parce que notre corps est en train de se préparer pour la partie « alerte » du cycle suivant.

Il faudrait donc systématiquement prendre une pause de 20 mn après 1h10 de travail ? Pas exactement ! Nous ne sommes pas tous identiques, et nos cycles ultradiens peuvent être légèrement différents de ceux de nos collègues. Apprenez à reconnaître les signes qui montrent une petite baisse de productivité passagère. Bâillements à répétition ? Difficulté à vous concentrer ? Légère somnolence ? Ce sont les signes que votre organisme est entré en phase de repos. Lorsque vous détectez ces moments, prenez une vraie pause (minimum 15 mn, si possible loin des écrans). Vous ne serez que plus efficace lors de votre prochaine phase d’alerte. Si besoin, notez durant quelques jours l’heure de survenue de ces périodes de repos. Vous verrez sans doute apparaître des régularités, ce qui vous aidera à anticiper vos phases de repos pour les jours suivants !

Plutôt que de lutter pour être au top de notre productivité en permanence, accepter les variations naturelles de notre corps permet un gain réel de temps et une amélioration de notre travail !

« Aucune étude ne montre que l’on bosse plus mal de chez soi »

source: rmc.fr

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Dans le livre « La comédie (in)humaine », l’économiste Nicolas Bouzou et la philosophe Julia de Funès, invitée de RMC le 11 septembre dernier, critiquent sévèrement les pratiques des managers en entreprise.

7 principes pour être plus efficace

source: l’express

Heures sup’ qui s’enchaînent, projets qui dérapent… Ces scénarios catastrophes s’expliquent. Apprenez à les déjouer.

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La vie, au travail comme à la maison, ne peut pas être mise en équation. Il existe pourtant des dizaines de lois empiriques qui la régissent sans que nous en prenions conscience et qui font l’objet de nombreuses études. Connaître leurs effets est une des clés pour bien s’organiser. En voici sept que l’on rencontre tout au long de sa carrière, décortiquées par le coach de dirigeants Jean-Louis Muller, auteur du blog « Le management dans tous ses états ».

1. Loi de Murphy: la loi des emmerdements maximum

Définition : « Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu. » Variante: « Le diable est dans les détails. »

Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C’est le passeport qu’on découvre non valide une fois arrivé à l’aéroport, la tartine qui tombe côté beurre. Et les petits tracas s’enchaînent. Vous êtes pressé? La voiture est en panne, etc. Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle et retarde les projets. Tout processus – de recrutement, d’innovation, de production…- est une aventure pleine d’aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à les réduire.

Le conseil : faites de la paranoïa intelligente, dès que c’est important pour vous. Les explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l’appendicite avant de partir, au cas où il y aurait nul médecin. Sur les gros projets les experts préparent des rétro-plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre rendez-vous capital, faites réviser la voiture.

2. Loi de Parkinson: la loi du temps qui s’étire à l’infini

Définition : « Comme le gaz, le temps se dilate jusqu’à occuper la totalité de l’espace disponible. »

Cette loi fondamentale s’applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière et de sa vie. Lorsqu’on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la réalisation d’une tâche ou la prise d’une décision, elles s’éternisent. Plus on a du temps pour faire une chose, plus on met du temps à la faire. Pensez plutôt à rebours:  » Qu’est-ce que j’aimerais qu’on dise de moi après cette mission? »

Le conseil : borner votre temps et celui des autres et raisonner en termes d’objectifs et non pas de tâches à réaliser. On vous dit « c’est ASAP » (aussitôt que possible), faites préciser le délai ; fixez à 20 minutes la durée de la réunion ; commencez un mémo par la conclusion, etc. Les petits ballons de baudruche laissent moins de place à l’air qu’une montgolfière.

3. Loi de Douglas: la loi des dossiers qui s’entassent tout seuls

Définition : « Plus on dispose de place, moins on trie. »

C’est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d’espace et d’armoires pour ranger, plus vous étalez vos affaires. Votre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu’à un lieu de travail, votre boîte mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers. Résultats: vous perdez du temps à retrouver l’information utile. Ce qui paralyse l’action.

Le conseil : restreignez vos zones de rangement.

4. Loi de Pareto: la loi de l’éparpillement inutile

Définition : « L’essentiel prend 20% du temps et de l’espace, l’accessoire, 80%. »

C’est une autre loi fondamentale qui s’applique à bien des domaines : 80% des effets sont produits par 20% des causes. Exemple: 80% du chiffre d’affaires est réalisé par 20% des clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps… Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé l’énergie minima à développer pour soulever les gros blocs de pierre.

Le conseil : inutile de gaspiller vos forces. Mieux vaut se focaliser sur ce qui vaut la peine, ces 20% qui vont causer des dégâts ou booster l’activité. Gare au perfectionnisme, au micro-management, à la lecture exhaustive des mails, etc. Apprenez à élaguer votre arbre des priorités et à doser votre effort.

5. Loi d’Illich: loi de l’acharnement inefficace

Définition : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative. »

C’est la loi des rendements décroissants. Au bureau ou à l’école, au-delà de 90 minutes, l’attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de s’escrimer en continu sur un dossier qui vous résiste, d’avaler un sandwich derrière votre écran à midi pour vous avancer… La journée non-stop ne vous rendra pas plus efficient. Vous tomberez en apnée derrière votre PC. Variante : ce n’est pas parce qu’on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite.

Le conseil : faites des pauses. Et prévoyez des blocs de travail continu de 90 minutes au maximum. Entre deux, allez prendre un bol d’air frais, papotez avec un collègue. Par ailleurs, sélectionnez les contributeurs pertinents sur un projet.

6. Loi de Carlson: la loi du travail fractionné dévoreur de temps

Définition : « Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption. »

Tout travail interrompu (par une sollicitation, une musique, un casse-croûte etc.) est moins efficace qu’un travail réalisé en continu. Pour deux bonnes raisons. 1/ Il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche. 2/ Une fois déconcentré, l’individu est tenté de papillonner, surtout si le dossier l’embête : il ira à la machine à café, lira une affiche, croisera untel et papotera…

Le conseil : isolez-vous. Fermez vos portes, mettez votre téléphone sur répondeur, désactivez le signal sonore d’arrivée des nouveaux mails. Et résistez à toute dispersion en ne faisant qu’une activité à la fois.

7. Loi de Confucius: La loi de l’expérience vaine et intransmissible

Définition : « L’expérience ne sert qu’à répéter les mêmes erreurs, mais plus rapidement. »

La mode des « best practices » soi-disant applicables partout relève du fantasme. La formule « Croyez-en mon expérience! » tue l’innovation. Nous sommes dans l’ère du copier-coller. Or, ce qui vaut ici ne vaut pas forcément là. Il faut laisser sa place à l’imagination. Les clés de la réussite de Steve Jobs ne sont-elles pas liées à l’intuition à l’émotion, à l’interprétation? Il s’était, dit-on (1) procuré un Minitel, avait désossé l’appareil, et étudié en détail son modèle économique… Plutôt que de le décalquer, il l’a adapté et ont découlé de ses réflexions iTunes, l’App Store et l’iPhone.

Le conseil : mieux vaut s’inspirer d’un procédé que de chercher à l’imiter.