Efficacité professionnelle : ils gagnent du temps en traitant leurs emails à heure fixe

source: cadremploi.fr

5,6 heures ! C’est le temps que les cadres consacrent en moyenne au traitement quotidien de leurs mails selon une étude Adobe*. Pour éviter de gâcher un temps précieux, certains cadres ont décidé de dicter leur rythme. Trois d’entre eux nous expliquent leurs méthodes pour imposer des créneaux de réponses à leurs emails sans contrarier leurs interlocuteurs. Ils confient à Cadremploi les résultats obtenus. Une tendance à suivre ?

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1) Il envoie un message pour indiquer ses heures de consultation de mails

Avant l’heure, c’est pas l’heure ; après, c’est plus l’heure. Pour optimiser sa journée de travail et gagner en efficacité, Jean-Christophe Walter, manager dans un organisme de formation, a décidé depuis janvier 2019, de lever le pied sur la consultation de ses emails.

Dans un message de réponse automatique aux courriels qui lui sont envoyés, il précise qu’il ne lit ses courriels que le matin entre 9 et 10 heures, puis l’après-midi entre 14 et 15 heures et en fin de journée entre 18 et 19 heures. Le jeudi soir, il change son message en précisant, en plus, qu’à partir de 17h30, il n’est plus joignable parce que c’est le soir de sortie de sa compagne et donc celui où il passe la soirée avec ses enfants. Dans ce cas, la réponse des mails attend le lendemain.

 Je me rends disponible, mais je ne suis pas à disposition.

Quels bénéfices ?

« Le nombre de mails a diminué, constate ce manager (il estresponsable du domaine management, leadership et coopération chez CSP The Art of Training). Cela montre que les personnes ont tendance à trouver leurs réponses par eux-mêmes et que quand ils envoient un mail, la demande est réelle et réfléchie. »

Autre conséquence : ses collaborateurs ont davantage tendance à venir directement à son bureau plutôt que de m’envoyer un mail. « Voire, encore mieux, ils planifient un rendez-vous quand c’est possible », apprécie-t-il.

Des réactions positives…

En direct, il a constaté plusieurs types de réactions positives :

–          Sa transparence suscite de la curiosité : « Des personnes me demandent quelles conséquences mes messages d’absence ont sur l’efficacité de mon travail. Elles sont tentées de faire de même, mais veulent avant tout s’assurer du bénéfice », illustre-t-il.

–          Les gens expriment des encouragements, voire de l’envie : « C’est bien de faire ça, au moins on a une réponse et tu montres que tu es organisé ». « J’aimerais bien mais je n’ai pas le courage. Je ne sais pas si je peux ».

–          Ses clients apprécient qu’il organise sa disponibilité et les retours sont aussi globalement positifs. Quand il est en intervention, il rédige un message d’absence précisant « je suis en facilitation sans accès à mes mails. J’en prendrai connaissance en fin de journée ». Ses clients sont contents parce qu’ils voient que lorsqu’il est avec eux et il ne fait pas autre chose.  « Cela m’évite d’aller me plonger dans mon téléphone portable et mes mails pendant les pauses. Ainsi je reste en connexion avec mes participants. C’est très riche, sachant que ce qui est dit en pause est très utile pour alimenter la session de travail », insiste-t-il.

… mais aussi des reproches

Evidemment, sa pratique personnelle de consultation des mails en a aussi dérangé certains :

–          « Dès janvier, l’un de mes collaborateurs m’a fait un retour très constructif en me disant qu’il avait interprété mon message d’absence comme « vous me faites chier, je ne vous répondrai pas ». Grâce à lui, et ses conseils, j’ai pu faire évoluer ma réponse. Il a beaucoup apprécié et m’en a remercié. Et moi aussi ! », argumente-t-il.

–          En interne, Jean-Christophe Walter a aussi essuyé des remarques culpabilisantes disant que l’entreprise ayant l’habitude de répondre vite aux besoins, la réponse d’absence était « interpellante ». Il entend mais s’en tient à ses principes d’efficacité : « Pour moi, il est important de souligner que je me rends disponible, et non pas que je suis à disposition. Je délivre un service, je ne suis pas au service de », conclut-il. Avant de reconnaître que si ses interlocuteurs tentent parfois de détourner cette pratique en essayant de le joindre par téléphone (notamment le jeudi à partir de 17h30), c’est aussi dur de résister et de ne pas répondre. « Mais c’est primordial de s’y tenir : sinon, ça ne sert à rien », ajoute-t-il. Même si pour être entièrement honnête, il décroche s’il sait qu’il y a une urgence sur un sujet lié à une échéance précise. Mais sinon, c’est silence radio.

2) Elle gère ses mails à heure fixe mais n’avertit pas formellement

Pour éviter d’être submergée par les mails et donc d’être tentée d’y répondre tout de go, Céline Claret, coach et trainer indépendante depuis janvier dernier, a commencé par couper les notifications mails sur son téléphone portable. Pas alertée, pas tentée.

Je ne sauve pas des vies, j’ai rarement de vraies urgences.

Autre geste délibéré de cette ancienne journaliste télé, également passée par un grand cabinet de conseil où, comme salariée, elle ne s’était jamais autorisée une telle pratique (« ça ne se faisait pas ») : se réserver des plages horaires pour consulter et répondre à ses mails. « En début de matinée, je télécharge tous les mails de la veille. Durant la pause déjeuner ou juste après, je réponds aux plus urgents et je me reconnecte dans l’après-midi et c’est tout », illustre-t-elle. « Je ne sauve pas des vies, je ne suis pas chirurgienne. J’ai rarement de vraies priorités urgentes à traiter. Et si c’est le cas, les gens m’appellent ou m’envoient un SMS », détaille-t-elle.

Quels bénéfices ?

Cinq mois après le lancement de son activité, Céline Claret n’a toujours pas prévenu ses interlocuteurs de sa pratique. « Personne ne le sait et ça marche bien comme ça. Ça me libère la tête et m’évite d’avoir la boule au ventre car stressée par des mails urgents qui au final, ne le sont pas », constate-t-elle.

Son truc en plus

Avant de partir en vacances, elle prévient tout de même de vive voix (et dans un message d’absence) ses interlocuteurs qu’elle ne checkera pas du tout ses mails avant son retour à telle date. Deux alertes valent mieux qu’une.

3) Il coupe officieusement sa messagerie pour rester concentré

S’il doit boucler un dossier d’appel d’offres (par exemple), n’attendez pas de réponse immédiate aux mails que vous envoyez à Hugues. Pour gagner en concentration et donc en efficacité, ce chef d’une agence de travaux publics coupe tout : téléphone portable dans la poche de sa veste en mode silencieux et messagerie de son PC éteinte. De prime abord, la solution peut paraître radicale mais ce manager n’a pas encore trouvé mieux pour rester « focus ». « En n’étant pas dérangé ou pas tenté de répondre à des urgences qui n’en sont pas réellement, j’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale pendant une durée donnée », précise-t-il.

J’optimise mon temps en me concentrant sur une tâche principale.

Une fois, le dossier bouclé, il se reconnecte à tous ses outils et classe ses mails par ordre de priorité. A ce jour, personne (clients, collaborateurs, N+1 and co) ne s’est plaint de ce type de pratiques complètement officieuse dans son groupe. Il essaie d’ailleurs de convertir ses équipes à ce droit à la déconnexion.

* Etude de 2015.